El proceso de compras consta de las siguientes fases:
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- Planificación de las compras. Consiste en hacer
un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que
surja la necesidad.
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- Análisis de las necesidades. El departamento de
compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad
de las peticiones para tramitar su gestión.
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- Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso
obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la
empresa.
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- Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez
recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y
examinarlas.
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- Selección del proveedor. Los factores que se
comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las
condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el
producto.
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- Negociación de las condiciones. Durante esta
fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser
negociables.
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- Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el
vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a
ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).
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- Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace
para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se
corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han
suministrado a tiempo.
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- El proceso puede variar de una empresa a otra
debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en
los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por
su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último,
para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las
necesidades del cliente.
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- Algunas veces el proceso de compras es largo y
complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o
respuesta de otras empresas.
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